Document Six—the Canadian Standard Form of Contract for Architectural Services—has undergone a major refresh that aims to better outline the roles and responsibilities of both architects and clients.
“The purpose of the contract is to create a fair and balanced standard form of agreement that respects the interests and obligations of both the client and the architect,” says Pierre Gallant, FRAIC, a member of the eight-person RAIC Practice Support Committee that drafted the revised document.
The goal is to have it accepted more readily,” says Gallant, a past principal with the engineering firm Morrison Hershfield in Vancouver. “We hope that it’s perceived as fairer and reduces the use of supplementary conditions that at times create an onus on one party over another.”
Document Six replaces the 2006 edition and will be available in both official languages early in 2017, together with a new Guide to Document Six.
It is a consensus-based document, developed with input from owner-client groups in the public and private sectors, provincial and territorial regulators, and insurers.
“Previous versions were perceived as being overly protective of architects and deemed by some clients to be unreasonable, so this version is focused as much on owners as it is on architects,” adds Gallant.
Document Six will for the first time include a standard-of-care provision to address “imperfection” of services, explains Ottawa architect Rick MacEwen, FRAIC, a member of the Practice Support Committee.
We inserted language that acknowledges architects are human and that mis-takes will occur,” says MacEwen, a partner with Watson MacEwen Teramura Architects in Ottawa. “The agreement strives to differentiate between errors, which are negligent and have not met the standard of care, and other less onerous issues, which architects traditionally correct while executing a project.”
Construction lawyer Geza Banfai, who provided the RAIC committee with a legal review of the latest version of Document Six, believes it to be a good example of a contract that reasonably allocates risk and responsibility between a client and an architect.
Projects are getting more sophisticated and relationships are getting more com-plicated, which has led to an increasing effort on the part of owner-clients to download risk to architects by amending a standard contract,” explains Banfai, who serves as counsel in the advocacy and litigation group at McMillan LLP in Toronto.
The new Document Six provides some flexibility for clients. Services listed in Schedule A can be tailored to meet the specific needs of a project.
It is intended to be a template, says Banfai. “It gives parties a very useful and efficient starting point for whatever tweaks they may wish to make in negotiations.“
But it can’t possibly cover a client’s unique requirements or unique aspects of a project, which is where supplementary conditions would be useful. Hopefully, though, the greater fairness and balance in the revised Document Six will reduce or eliminate the need for supplementary conditions in the first place.”
Jill Eagleson, executive claims consultant for the global insurance company XL Catlin, in Toronto, commonly sees situations where there is no contract or if there is one, it is skewed in favour of clients.
If the revised document enables and encourages consumers of architectural services to more freely enter into these kinds of agreements, then it’s a good thing because every architect on every job should have a contract,” says Eagleson, a lawyer who previously practised in the area of insurance defense.“
There was extensive consultation with different stakeholder groups, so there should be a positive outcome.”
The preamble to Document Six states that the relationship between the client and the architect “shall be one of mutual respect, support, openness, and good faith.”
It was guided by the result of the 2014 Supreme Court of Canada case known as Bhasin v. Hrynew. In a unanimous decision, the high court held that all parties to a contract have a new common law duty of “honest performance” under the organizing principle of good faith.
It also draws inspiration from the Ontario Association of Architects’ Standard Form of Contract for Architect’s Services (Document 600), says MacEwen. “Documents Six and 600 both have the same DNA in terms of language and structure, with the difference that Document Six is national and will serve architects across Canada.”
He says that the revised Document Six reflects current best practices within architecture and is also intended to harmonize with other industry contracts, such as the Master Agreement Between Owner and Contractor (CCDC 2), released by the Canadian Construction Documents Committee in 2016, and the Engineering Agreement Between Client and Engineer (ACEC 31), currently being revised by the Association of Consulting Engineering Companies. “
We want to ensure that across professions, we are speaking the same language in terms of concepts and terminology,” says MacEwen.
Members of the RAIC Practice Support Committee are Rodney Kirkwood, MRAIC (Chairman), Rick MacEwen, FRAIC, Pierre Gallant, FRAIC, Francois Hogue, FIRAC, Brian Oakley, FRAIC, James Anderson, MRAIC, Joseph Zareski, MRAIC and Douglas Clancey, FRAIC.
Le Document Six—la formule canadienne normalisée de contrat de services en architecture—a fait l’objet d’une révision majeure visant à mieux décrire les rôles et responsabilités des architectes et des clients.
«Le contrat vise à créer une formule normalisée équitable et équilibrée qui respecte les intérêts et les obligations du client et de l’architecte», souligne Pierre Gallant, FRAIC, un des huit membres du Comité d’aide à la pratique de l’IRAC qui a révisé le document.
«Nous voulons que le document soit accepté plus aisément», ajoute Pierre Gallant, qui est un ancien directeur de la firme d’ingénierie Morrison Hershfield, à Vancouver. «Nous espérons qu’il sera perçu comme étant plus équitable et qu’il réduira l’utilisation de conditions supplémentaires qui occasionnent par-fois un fardeau additionnel à une partie par rapport à l’autre.»
La nouvelle édition du Document Six rem-place celle de 2006 et elle sera disponible dans les deux langues officielles au début de 2017, de concert avec un nouveau Guide d’utilisation du Document Six.
Le document consensuel a été élaboré avec la contribution de groupes de maîtres d’ouvrage et de clients des secteurs public et privé, d’organismes de réglementation provinciaux et territoriaux et d’assureurs.
«Les versions antérieures étaient perçues comme étant surprotectrices à l’égard des architectes et certains clients les trouvaient déraisonnables. Cette ver-sion est donc axée autant sur les maîtres d’ouvrage que sur les architectes», ajoute M. Gallant.
Le Document Six comprendra pour la première fois une disposition sur une norme de diligence pour tenir compte de «l’imperfection» des services, explique Rick MacEwen, FRAIC, un architecte associé de la firme Watson MacEwen Teramura Architects, d’Ottawa, également membre du Comité d’aide à la pratique.
«Nous avons inséré une clause qui reconnaît que les architectes sont des êtres humains et que des erreurs seront commises», dit-il. «La formule de contrat s’efforce de faire la distinction entre les erreurs qui relèvent de la négligence et qui ne respectent pas la norme de diligence et les autres problèmes moins onéreux que les architectes corrigent généralement pendant la réalisation d’un projet.»
Geza Banfai, avocat du domaine de la construction, qui a effectué un examen juridique de la dernière version du Document Six pour le comité de l’IRAC, croit que c’est un bon exemple d’un contrat qui répartit raisonnablement le risque et la responsabilité entre un client et un architecte.
«Les projets sont de plus en plus sophistiqués et les relations de plus en plus complexes, ce qui a amené les maîtres d’ouvrage et clients à essayer de plus en plus à décharger le risque sur les architectes en modifiant un contrat normalisé», explique l’avocat qui agit comme conseiller au sein du groupe litige chez McMillan LLP, à Toronto.
Le nouveau Document Six offre une certaine souplesse aux clients. Les services énumérés à l’Annexe A peuvent être adaptés pour répondre aux besoins particuliers d’un projet donné.
Cette annexe est un canevas, dit Me Banfai. «Elle donne aux parties un point de départ très utile et efficace pour apporter tous les ajustements qu’elles désirent inclure aux négociations.»
«Elle ne peut toutefois couvrir certaines exigences particulières d’un client ou des aspects uniques d’un projet, comme le font les conditions supplémentaires. Heureusement, puisque le Document Six est plus équitable et plus équilibré, les conditions supplémentaires ne seront plus ou presque plus utilisées en premier lieu.»
Jill Eagleson, consultante de direction en gestion des réclamations pour la compagnie d’assurances mondiale XL Catlin, établie à Toronto, voit souvent des situations dans lesquelles il n’y a aucun contrat ou, s’il y en a un, c’est un contrat qui favorise les clients.
«Si la nouvelle version du document incite les consommateurs de services d’architecture à conclure plus librement ce type de convention, c’est une bonne chose, car tous les architectes devraient avoir un contrat, pour tous les projets», souligne Mme Eagleson, une avocate qui a auparavant exercé dans le domaine de la défense en assurance.
«Ce document a fait l’objet d’une vaste consultation auprès de divers groupes de parties intéressées. Il devrait donc recevoir un accueil positif.»
Dans son préambule, le Document Six énonce que la relation entre le client et l’architecte «doit en être une de respect mutuel, de soutien, d’ouverture et de bonne foi.»
La révision du Document Six a notamment été guidée par le jugement prononcé par la Cour suprême du Canada en 2014 dans la cause Bhasin c. Hrynew. Dans une décision unanime, la Cour a statué que toutes les parties à un contrat ont une nouvelle obligation générale «d’honnêteté» en vertu du principe de l’exécution de bonne foi de la common law.
Elle s’est aussi inspirée de la Standard Form of Contract for Architect’s Services (Document600) de l’Ontario Association of Architects, ajoute M. MacEwen. «Les Documents Six et 600 ont le même ADN sur les plans du libellé et de la structure, la différence étant que le Document Six est de portée nationale et servira aux architectes de tout le Canada.»
Il ajoute que le nouveau Document Six reflète les pratiques exemplaires actuelles en architecture et vise également une harmonisation avec les autres contrats de l’industrie, comme la Convention-cadre entre maître de l’ouvrage et entrepreneur (CCDC 2C), publiée par le Comité canadien des documents de construction en 2016, et la Convention entre le client et l’ingénieur ( A FIC 31), en cours de révision par l’Association des firmes d’ingénieurs-conseils du Canada.
«Nous voulons nous assurer que nous parlons le même langage sur les plans des concepts et de la terminologie», a conclu Rick MacEwen.
Les membres du Comité d’aide à la pratique de l’IRAC sont Rodney Kirkwood, MRAIC (président), Rick MacEwen, FRAIC, Pierre Gallant, FRAIC, François Hogue, FIRAC, Brian Oakley, FRAIC, James Anderson, MRAIC, Joseph Zareski, MRAIC, et Douglas Clancey, FRAIC.